本店所在地の変更+取締役の重任登記を経て、無事、建設業許可を更新しました!

「建設業許可を取得したら、5年に1度の更新がある」ということを、知らない人はいないと思います。

  • 建設業許可の有効期限は5年
  • 5年に1度、許可の更新が必要

ということを、知らないで建設業許可を取得してしまった方は、いないですよね。「建設業許可通知書」にも、許可の有効期限は記載してありますし、「手引き」にも、5年に1度の更新が必要である旨、明記されています。

それでは、「各種変更届が出ていないと、建設業許可の更新をすることができない」ということを知っている人は、どれくらいいらっしゃるでしょうか?

「5年に1度の更新」に比べて、格段に知っているひとの割合は減るのではないでしょうか?

会社の変更事項として多いのが

  • 本店所在地の変更
  • 取締役の変更

といったあたりでしょうか?もちろん、これ以外にも「商号の変更」「資本金の変更」「従たる営業所(支店)の変更」などもありますが、特に注意すべきは、『本店所在地』『取締役』に関する変更事項と言っても過言ではありません。

今回は、建設業許可を更新するにあたり「本店所在地の変更届」「取締役の重任登記」が漏れていたために、期限ぎりぎりになって、慌ててしまった許可業者のケースをご紹介いたします。

これから更新期限を迎える皆さんは、同じようなことがないように、この記事の内容を参考にしていただければと思います。また、この記事の最後に、建設業許可の更新に関する申請実績を3件、掲載しましたので、こちらも合わせて、ご確認頂ければと思います。

内装工事業の建設業許可更新に関する相談

概要

会社所在地 東京都港区
業種 内装工事業

相談内容

相談内容 建設業許可の更新期限が、迫ってきているので、申請をして欲しい。

申請内容

申請内容
  • 建設業許可更新申請

建設業許可の「更新期限が迫っている」というご依頼内容

依頼の内容としては、とてもシンプルです。建設業許可の更新期限が迫っているので、建設業許可の更新申請をして欲しいとのこと。

このお客様は、以前、内装工事の建設業許可を維持するために「専任技術者の変更」を弊所にご依頼頂いたお客様です。その際は、専任技術者の退職に伴い、社長の10年の実務経験を証明して、専任技術者を「従業員」→「社長」に変更しました。

その際の申請実績はこちら↓

本店所在地 内容詳細

東京都

港区

国家資格を持っていない方の10年の実務経験を証明をして、専任技術者を変更しました!!

(↑クリックするとページが移動します)

過去にお付き合いがあったため、建設業許可更新の期限も弊所で把握していました。そのため、弊所からメールにて更新に関するご案内をさせていただきました。

ただ、ずっと、同じ場所で業務を行っていると思っていたら、本店所在地を変更していたとのこと。そこで、建設業許可を更新する前に、都庁建設業課へ本店所在地変更届を提出する必要がありました。もろもろの費用のお見積りを提示したうえで、正式にご依頼を頂いたため、弊所で受任する運びとなりました。

なお、経管と専技は、ともに代表取締役である社長でしたので、更新申請の許可要件や常勤性については、特に問題がありませんでした。

建設業許可の更新前に!変更届に関するチェック項目!

本店所在地の変更届

建設業許可更新の前に、まずは「本店所在地の変更」が必要でしたので、時系列に沿って、「本店所在地の変更届の提出」についてから、説明していきたいと思います。

いつ出す必要があるのか?

まず、前提として建設業許可業者が「本店所在地を移転」した際に、変更届はいつまで出す必要があるのでしょうか?

3か月後?半年後?それとも次回建設業許可の更新の時まで?

正解は、変更後30日以内です。皆さんも、よく覚えておいてください。会社を移転した場合、本店所在地を変更した場合には、許可行政庁(東京都知事許可なら東京都庁、埼玉県知事許可なら埼玉県庁)に30日以内に、本店所在地の変更届を提出しなければなりません。

これは、許可後の手続きとして、法律に定められていることですので、忘れないようにしてください。

何を出す必要があるのか?

それでは、変更届といっても何を出す必要があるのでしょうか?以下、東京都の手引きを参考に説明します

  1. 変更届出書(第1面)
  2. 登記簿謄本
  3. 営業所の確認資料として写真や名刺

の3点が必要になります。

まず、「1.変更届出書(第1面)」は、法定の様式のことです。都庁や県庁のホームページからダウンロードすることができます。

次に、「2.登記簿謄本」です。登記簿謄本は、本店所在地変更後の新しい謄本を添付する必要があります。本店所在地を変更したことの届出ですから、添付する登記簿謄本は「新しい本店所在地に変更した後の謄本」ということになります。

最後に、「3.営業所の確認資料としての写真や名刺など」です。「営業所の写真」については、<外観><郵便ポスト><商号表記><事務所内部><固定電話>など詳細に決められています(東京都の場合)。また、「名刺など」については、実際に新しい移転先で営業活動が行われているかを確認するために、新しい住所の記載のある名刺の他、封筒などを提示することが求められます。

登記簿謄本の変更は?

気を付けなければならないのは、「2.登記簿謄本」についてです。登記簿謄本の変更は、司法書士の独占業務であるため、お客様から頼まれたとしても、行政書士である私たちが、依頼をお受けすることができません。

もし弊所に「本店所在地や取締役の変更」といった登記に関する変更の依頼があった際には、ご自身でおこなっていただくか?司法書士の先生をご紹介するか?といった方法を取ります。

問題は、登記の変更にかかる期間です。

登記簿謄本の変更には、短くても1週間程度はかかるようです。更新期限が迫っている状況で登記の変更をしなければならないという事態になると、1週間~数週間のタイムロスが生じることになります。

会社を経営していると、実に様々な届出や申請を行わなければならず、「何があったときに」「どこに」「何を提出すればよいのか?」がわからないということがよくあります。

普段から付き合いのある税理士の先生や社労士の先生はもちろんのこと、司法書士や行政書士とうまく付き合うようにして、届出や申請を失念しないように注意しましょう。

本件では…

このお客様の場合、実際には2年前に本店所在地を(おなじ港区内に)移転していました。その際に登記簿謄本の変更もしていました。

つまり、本店所在地の変更について、「登記の変更は完了していたものの、都庁建設業課への提出を怠っていた」という状態でした。

本店移転の登記 法務局へ申請して、本店移転登記は完了済み
本店移転の届出 東京都建設業課への本店移転届の提出は未完了

そのため、

  1. 変更届出書(第1面)
  2. 登記簿謄本
  3. 営業所の確認資料として写真や名刺

の3点を建設業許可更新より前に、都庁建設業課に提出しました。

取締役の重任登記

このお客様の場合、「本店所在地の変更」以外に、建設業許可を更新する前に片づけておかなければならない問題が、もう1つありました。それが、取締役の重任登記です。

重任登記とは…

重任登記とは、「任期満了後も取締役が継続して取締役で居続けるための更新の登記」のこと言います。例えば、取締役の任期が2年の場合。取締役の任期が満了した際に、再度、その取締役が再任した場合(2年の任期満了後も取締役で居続ける場合)には、重任登記(継続・更新の登記)を行わなければなりません。

取締役の任期は?

取締役の任期は、最大で10年です。そのため、重任登記を忘れてしまいがちですが、任期が満了する前に、重任登記を行っておかなければなりません。

頻繁に、役員の就任や退任がある大きな会社の場合は、取締役の任期についても管理できていると思います。しかし、中小の建設会社の場合、そのほとんどが、取締役の追加に伴う就任や退任がないでしょうから、ついつい、取締役に任期があることを忘れてしまいがちです。

本件では…

定款

取締役の任期は10年

登記簿謄本

取締役就任から11年以上経過

このお客様の場合、定款に記載されている取締役の任期が10年だったにも関わらず、取締役の就任から11年以上たっても、重任の登記をしていませんでした。そのため、1年以上の登記懈怠状態であったことになります。

ということは、「会社の実態」と「登記簿謄本」との間に不一致があることになります。

この場合には、きちんと登記簿謄本上、取締役の重任登記を行ってからでないと、建設業許可の更新を受け付けてもらうことができません。

そのため、取締役の重任登記を先に行っていただくことになりました。

なかには、取締役の重任登記なんてしなくてもバレないでしょう?とお考えのかたもいらっしゃるかもしれません。しかし、「定款」も「登記簿謄本」も、建設業許可更新の際には、必要書類として提出が必要です。そして、「定款にある取締役の任期」「登記簿謄本の取締役」については、建設業許可更新の際にチェックされます。

あくまでも東京都知事許可業者の場合に限定させて頂きますが、「取締役の重任登記なんか必要ない」という考えは、通用しませんので、あらかじめご注意いただければと思います。

変更届の提出後!建設業許可の更新に関するチェック項目!

ここまで見てきたように、

  • 本店所在地の変更届の提出
  • 取締役の重任登記

の2点が終わってから、建設業許可の更新を申請することになります。万が一、「本店所在地の変更届の提出」や「取締役の重任登記」が、建設業許可更新申請の期限までに間に合わなければ、建設業許可を更新することができませんので、期限の管理とともに、変更届の提出漏れがないようにしなければいけません。

建設業許可の更新の際にはここをチェックする!

「経管」「専技」の要件

建設業許可を更新する際に、まず、一番はじめに気を付けなければならないのは、許可要件である「経管」や「専技」に変更がないか?といった点です。例えばですが、

  • 「経管」が取締役を退任している
  • 「専技」が退職している

といった場合は、建設業許可の要件そのものが欠けてしまっているため、更新を行うことができない場合があります。建設業許可は1度取得してしまえば、5年間は有効ですので、その5年の間に、いろいろなことがあります。

とはいうものの、「経管」「専技」は、許可を取得・維持するうえで、とても重要な要件ですから、退任・退職には、敏感でなければなりません。

本件では、代表取締役である社長が「経管」「専技」を兼ねていたので、この点については、特に問題はありませんでした。

その他の必要書類を忘れずに

建設業許可を更新するには、取締役の「身分証明書」「登記されていないことの証明書」が必要です。いずれも、発行後3か月以内の原本を提出する必要があります。この点については、お客様から委任状を頂き弊所にて郵送で代理取得をいたしました。

また、「経管」「専技」の常勤性を証明するために「健康保険証のコピー」「住民税の特別徴収税額通知書」「確定申告書の役員報酬明細」などが必要になる場合もあります。前述したように本件で「経管」「専技」の常勤性が問題になるようなことはなく、「健康保険証のコピー」をもらうことによって、申請を行うことができました。

その結果、無事、建設業許可を更新することができました。

建設業許可を更新するのは、簡単か?

「建設業許可を更新することは、新規で建設業許可を取得するより簡単だ」と思っている方もいらっしゃるかもしれませんが、決してそんなことはありません。

本件で見たように「本店所在地の変更届」「取締役の重任登記」が必要になる場合は、もちろんのこと、「取締役の氏名」や「資本金の額」は、いずれも登記事項ですので、「取締役の就任・退任・辞任」があった場合や、「資本金の増資・減資」があった場合には、登記の変更を行い、建設業課に変更届を提出してからでないと、建設業許可を更新できない可能性があります。

やらなければならない手続きに順番があるわけです。

また、今回のケースとは違って、新規で許可を取得した5年前から、経管・専技の変更があったにもかかわらず、それを放置しているようなパターンもあります。その場合には、ますます、建設業許可の更新の難易度が高まります。

建設業許可の更新には、期限があります。建設業許可を新規で取得する際には、特に期限は設けられていませんでしたが、更新申請には期限があるため、その期限をずらすことはできず、かならず、期限までに書類を準備しなければなりません。

もし、皆さんご自身がやってみて、「更新期限までに間に合いそうにない」といった場合には、迷わず、少しでも早く弊所のような専門家に依頼することをお勧めいたします。

なお、建設業許可を更新することに成功した他の事案についても、リンクを貼っておきますので、下記事案も参考にしてみてください。

実録!建設業許可更新に関する申請実績

株主の変更が必要になったケース

この事案では問題になりませんでしたが、「株主の変更」が必要になるケースもあります。5%以上の株式を保有している株主が変更した場合も、変更届の提出が必要になります。

本店所在地 内容

東京都

豊島区

株主2名の変更とともに、建設業許可の更新を無事完了いたしました!

(↑クリックすると、ページが移動します。)

決算変更届の提出を失念していたケース

とても多いのが「決算変更届」の提出漏れです。決算変更届は、毎事業年度終了後4か月以内の提出が義務付けられていますので、「更新の際に、まとめて提出する」ということがないように注意したいものです。

本店所在地 内容

東京都

豊島区

決算変更届5期分と取締役就任届の提出を経て、建設業許可を更新しました!!

(↑クリックすると、ページが移動します)

2年前に専技が退職してケース

許可要件である専任技術者が退職してしまっていたケースです。運よく更新をし、許可を維持することができましたが、皆さんの会社では、絶対にこのようなことがないようにしましょう。

本店所在地 内容詳細

東京都

世田谷区

決算報告+専技の変更+更新申請を、ご依頼から約1週間で完了しました!!

(↑クリックすると、ページが移動します)

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