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             建設業許可の更新成功事例集

建設業許可の更新期限が迫っているのに
「決算変更」も「役員変更」も何もしていません!!
どうしたらよいでしょうか?

このような質問は、事業者様から直接お問合せいただくこともありますが、税理士や会計士の方から頂くこともあります。ご自身のクライアントの建設業者様が、実は更新の準備を全くされていなかったような場合です。

建設業の許可を取得した後には、毎年度の決算報告をしなければなりません。営業所の住所に変更があった場合や、役員に変更があった場合にもその都度、都庁への届出が必要となります。ところが、この決算報告や変更届を怠っている事業者様が、とても多く見受けられます。更新の時期になって慌てて準備をするパターンです。決算報告や変更届を怠ったままでは、5年に1度の更新をすることはできません。

「更新は新規の許可に比べて簡単」と思うかもしれませんが、更新申請の審査の際には、過去の申請状況を1つ1つチェックされ、過去に提出した書類の記載と照らし合わせながら審査されます。更新ができなければ許可は失効し、500万円以上の工事を行うことはできなくなります。そのため、更新は、「期限との戦い」です。

以下では、建設業許可の更新に成功した事例(難易度の高かったもの)をご紹介いたします。

実際に更新に成功した事案(1)

(1)技術者の退職に伴う一部廃業届が必要だった更新申請

5年前の更新までは、社長がすべての書類作成・届出を行っておりました。が、社長も高齢になり自分一人では手が回らなくなり、5年前の更新申請を最後に一切の届出が滞っていました。

この事業所様は、内装と建築一式の許可を持っていましたが、内装工事の資格を持っている専任の技術者が退職しており、かつ役員も変わっておりました。よって、「5期分の決算報告」のみならず、「役員の変更登記」「専任技術者の退職に伴う変更届」「内装仕上げ工事業の一部廃業届」を更新期限までのわずか2ヶ月のうちに行わなければなりませんでした。さらに、タイミングが悪いことに税務調査が入り、決算書類を税務署の職員に持っていかれてしまったため、決算報告書類を作成できないという事態に陥りました。

幣所の対応としては、まず、役員の変更の登記申請を司法書士に依頼しました。建設業許可更新の申請の際には登記簿謄本も添付します。登記は会社の現状に合致している必要があります。登記簿謄本の変更には2週間程度の時間がかかるため、真っ先に司法書士に連絡をして作業をお願いしました。

そして、税務署から決算書類が戻ってくるのを待って、5年分の決算報告書類を一気に仕上げました。もちろん、5年分の法人事業税納税証明書も取得します。さらに、専任の技術者の削除については、その専任の技術者がいなくなることによって「内装仕上げ工事」の許可要件を満たさなくなるため、内装仕上げ工事業について、一部廃業届出を提出しました。

その後、登記の完了を待って、役員の変更届と更新申請を同時に行いました。申請自体に不備はなく、無事更新することができました。更新をすることができましたが、やはり、あぶない事案ですね。「5年間にわたって、変更届や申請を何もしていない」となると一歩間違えると「建設業許可の失効」となりかねない事案でした。

実際に更新に成功した事案(2)

(2)役員死亡後、役員変更届を怠っていた場合の更新申請

平成23年に許可を取得後、今回が初めての更新という事業者様でした。許可を取得した際にお願いした行政書士とは疎遠になり、その後の手続きを一切行わずにいました。更新期限が迫っていることを知り、ホームページを見ていただき、顧問税理士を経由して、幣所にご依頼いただくこととなりました。

この事業所様の場合、5年間の決算報告を一切行っていないだけでなく、5年の間に役員の方がお亡くなりになられておりました。しかも、更新期限1ヶ月を切ってからの依頼でした。

幣所の対応としては、ともかく時間がないことから、急いで委任状を作成し、社長との面談の際にその場で、委任状に押印していただきました。「その日のうちに取得できる書類(住民票や身分証など)はすべて取得する」という緊急の対応をしました。

また、この案件でも登記の申請が必要になったことから、司法書士に依頼をして登記の申請の手続きに入ってもらいました。5年間分の決算報告については、税理士が途中まで作成していたので、私の方で手直しをしたうえで、完成させました。

更新期限の2週間前までに全書類を作成し、都庁に申請に行くことができましたが、期限が間近に迫っていたので、とても「胃が痛い」思いをしました。

実際に更新に成功した事案(3)

 (3)本店移転届+決算報告5年分+役員の変更+株主変更が必要だった事案

この事案は、私が実際に受任した更新申請の中で、一番作業量の多い大変な事案でした。この事業者様も、初めて許可を取得してから何の届けもしないで更新を迎える事業者様でした。

建設業許可を新規で取得してから5年の間に、本店を移転し、役員が変わっており、かつ株主の構成まで変わっていました。5年間の間に会社を取り巻く環境が大きく変わったようでした。新規の許可を取得した際の行政書士からは、許可後の届出義務などについて、特に説明がなかったようで、本来提出しなければならない書類について全く分かってないようでした。

建設業の許可を取得した以上は、許可取得後の変更届の提出の種類や期限について、一応の知識を習得しておいた方がよいと思います。このあたりについては、自社で対応ができないのであれば、同業の建設会社に聞いてみたり、ネットで情報を集めてみたり、行政書士に相談してみたりと、ともかく知識を集めるところから始めてみてください。

幣所の対応としては、お客様の方で処理できるものについては、お客様にやっていただくという役割分担のもと一気に片付けるのではなく、全体の流れを細分化して更新申請をすることにしました。この場合、作業量が多すぎて、「一気に片づける」ということが、できなかったように思います。

まず、役員の変更登記、本店移転の登記については、お客様の方で処理できるということだったので、お客様に任せました(登記申請については、法律上、行政書士が行ってはいけないことになっております)。

次に、決算報告5年分については、お客様から5年分の財務諸表と請求書をあずかり作成しました。その後、都庁へ本店移転の申請を行いました。この点については、事務所内の写真の撮影や周辺地域の地図の作成などの作業が伴います。

最後に、役員の変更届と株主の変更届とを更新申請と合わせて行いました。総株主の5%以上の議決権を有する株主については、役員と同様、提出するべき書類がありますので、忘れないように注意が必要です。 

最後に...

 

建設業許可の更新申請について、実際に受任し、成功した事案についてご紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか?変更届もその都度提出し、期限もきちんと守れている事業者さまにとっては、何の問題もなく更新申請書類の提出までたどり着くことができると思います。

問題は、変更届の提出などを、「まとめてやろう」という事業者さまたちです。上記の事案は3つとも、その都度変更届を提出していれば、それほど慌てる必要のない事案ばかりです。どこかに「今は忙しいから...」「特に注意を受けていないから...」「まだ、期限まで余裕があるから...」といった心の緩みがあるのかもしれません。

万が一、御社が更新申請でお困りの際には、横内行政書士法務事務所にご連絡ください。

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